Qu'est-ce qu'une réceptionniste virtuelle IA pour un garage?

En bref: C'est un Agent vocal qui répond au téléphone de votre garage quand votre équipe ne peut pas. Il parle au client et met le rendez-vous dans votre calendrier. Puis il envoie un texto au client et vous envoie les détails. Votre comptoir reste là. L'Agent prend les appels qui lui échappent.

La plupart des guides sur le sujet sont écrits pour les grands centres d'appels. Ils parlent de couches logicielles et de sondages. Celui-ci est pour un garage avec une seule ligne, quelques baies et un comptoir toujours achalandé.

On installe des Agents vocaux pour les garages à Gatineau et à Ottawa. Voici ce qu'un Agent fait dans un vrai garage, où il s'arrête et comment un garage commence.

Ce qu'un Agent vocal fait sur la ligne de votre garage

Quand un appel entre et que personne ne répond, l'appel va à l'Agent au lieu de la boîte vocale. Il répond tout de suite, de jour comme de nuit. Puis il fait ce que votre comptoir ferait:

• Il répond aux questions courantes, comme vos heures et vos services.
• Il trouve une plage libre dans votre calendrier et prend le rendez-vous.
• Il envoie un texto au client pour confirmer.
• Il vous envoie les détails de l'appel.

La plupart des appels sont courts, environ 1 à 2 minutes. L'Agent peut prendre des rendez-vous tout seul, donc le rendez-vous est au calendrier quand l'appel finit. Personne n'a à rappeler.

À quoi ressemble un vrai appel

Un propriétaire de garage avec qui on travaille offre l'antirouille. Un client a appelé pour en réserver un. L'Agent a posé des questions sur le véhicule. Il a offert les prochaines plages libres. Le client en a choisi une, et l'Agent l'a réservée. Puis il a envoyé un texto pour confirmer. L'appel complet a duré 1 minute 45 secondes. Personne au garage n'y a touché.

Ce garage a réservé environ 150 traitements antirouille avec son Agent en un mois.

Sans l'Agent, beaucoup de ces appels finissent autrement. Le client attend en ligne ou tombe sur la boîte vocale, raccroche et appelle le garage suivant. Quand on a appelé des garages nous-mêmes, on devait souvent en essayer 3, 4 ou 5 avant qu'une personne réponde. Si ça ressemble à votre garage, voici d'autres façons d'arrêter de manquer des appels.

Agent vocal, service de réponse ou réceptionniste à distance

Un garage a quelques façons de couvrir le téléphone. Ce n'est pas la même chose.

La boîte vocale

Le client laisse un message, ou plus souvent il raccroche. Quelqu'un doit rappeler plus tard. Le client est peut-être déjà allé dans un autre garage.

Le service de réponse

Une personne dans un centre d'appels répond pour plusieurs entreprises. Elle prend un message et le transmet. Votre équipe doit quand même rappeler le client et prendre le rendez-vous.

La réceptionniste à distance

Une personne qui travaille pour votre garage à distance, selon un horaire. C'est plus proche d'une embauche, et le coût aussi. Une réceptionniste à temps plein peut coûter 4 000 $ ou plus par mois.

L'Agent vocal

Il répond à chaque appel tout de suite, à toute heure. Il travaille avec votre vrai calendrier, donc le rendez-vous est pris avant la fin de l'appel.

Ce qui arrive quand l'Agent ne peut pas répondre

Il ne devine pas. Quand un appel a besoin d'une personne, il le transmet:

• Un gros travail avec 3 services ou plus va à votre équipe pour le suivi.
• Si le client n'est pas clair, il réserve ce qu'il peut. Il laisse une note, comme « vérifier avec le client ».
• Une plainte ou un cas difficile va à une personne.

Vous les voyez dans votre calendrier et dans vos rapports de fin de journée et de la semaine. C'est aussi pour ça qu'on ne dit pas aux garages de remplacer votre réceptionniste. Votre équipe garde les appels qui demandent une personne. L'Agent prend le reste.

Les clients en français et en anglais

À Gatineau et à Ottawa, un garage entend les deux langues toute la journée. Le client choisit le français ou l'anglais au début, et l'Agent reste dans cette langue jusqu'à la fin de l'appel. Voici comment fonctionne notre service de réponse bilingue.

Certains clients ne savent pas trop comment parler à un Agent au début. La plupart aiment ça une fois le rendez-vous pris. Ce que les clients détestent vraiment, c'est un téléphone qui sonne dans le vide.

Comment un garage s'installe

1. Une discussion de 5 à 10 minutes sur votre garage: heures, services et façon de prendre les rendez-vous.
2. Connectez votre calendrier. Google Agenda fonctionne le mieux.
3. Réglez votre téléphone pour transférer à l'Agent les appels auxquels vous ne pouvez pas répondre. Votre numéro reste le même.
4. L'Agent est en ligne en 24 à 48 heures.
5. On fait un suivi après 7 jours, puis chaque semaine, puis chaque mois.

Les propriétaires demandent souvent si deux clients peuvent avoir la même heure. L'Agent offre seulement des plages libres. Vous pouvez aussi fixer une limite par jour, pour qu'il ne réserve jamais plus de travaux que vos baies peuvent prendre.

Il n'y a pas de contrat. C'est de mois en mois, avec une garantie de 30 jours. Le prix dépend de vos appels, de vos heures et de vos services, donc on le fixe avec vous lors d'un appel de 30 minutes.

Pour qui c'est fait, et qui devrait attendre

C'est fait pour un garage qui prend ses rendez-vous dans Google Agenda ou en ligne. C'est fait pour un propriétaire qui gère son garage. C'est fait pour un comptoir qui n'arrive plus à suivre le téléphone.

Ce n'est pas encore pour un garage qui prend ses rendez-vous sur papier. Ce n'est pas non plus pour un garage dont le logiciel ne peut se connecter à rien.

Pas certain de manquer assez d'appels? Mesurez-le d'abord. En une semaine, un garage avec qui on travaille a reçu 241 appels. 78 sont allés à son Agent, et 37 sont arrivés après les heures. Notre vérification gratuite des fuites d'appels sur 7 jours vous montre vos propres chiffres. Voici plus d'information sur combien d'appels votre garage manque vraiment.

Alors, qu'est-ce que ça fait pour votre garage?

Pour un garage, une réceptionniste virtuelle IA répond au téléphone et prend le rendez-vous, donc personne n'a à rappeler. Elle répond aux appels que votre équipe ne peut pas prendre. Elle les met dans votre calendrier et vous dit ce qui s'est passé. Le client qui aurait raccroché pour appeler le garage suivant finit dans votre baie.

À retenir

• Un Agent vocal répond aux appels que votre équipe manque et les met dans votre calendrier.
• Un service de réponse prend un message. L'Agent prend le rendez-vous.
• Les appels qui demandent une personne, comme les gros travaux ou les plaintes, vont à votre équipe avec une note.
• L'installation prend 24 à 48 heures, sans contrat et avec une garantie de 30 jours.